DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hard disk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (Jogiyanto, 1990).

Beberapa simbol digunakan di DFD untuk maksud mewakili (Jogiyanto,1990):

External Entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sitem)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

Data Flow (arus data)

Arus data di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Proses

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Data store (simpanan data)

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini (Jogiyanto, 1990):

1. Suatu file atau database di sistem komputer.
2. Suatu arsip atau catatan manual.
3. Suatu kotak atau tempat data di meja seseorang.
4. Suatu tabel acuan manual.
5. Suatu agenda atau buku.
   

Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup disalah satu ujungnya.

Pedoman untuk menggambar DFD adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 1990):

1. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar yang terlibat di sistem.
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram). DFD yang pertama kali digambar adalah yang level teratas (top level) yang disebut dengan context diagram. Dari context diagram ini kemudian akan digambar dengan lebih terinci lagi yang disebut dengan overview diagram (level G). Tiap-tiap proses di overview diagram akan digambar secara lebih terinci lagi dan disebut dengan level 1. Tiap-tiap proses di level 1 akan digambar kembali dengan lebih terinci lagi dan disebut dengan level 2 dan seterusnya sampai tiap-tiap proses tidak dapat digambar lebih terinci lagi
4. Gambarlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dahulu. Bagan berjenjang (hierarchy chart) digunakan untuk mempersiapkan penggambaran DFD ke level-level lebih bawah lagi.
5. Gambarlah sketsa DFD untuk overview diagram (level 0) berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambarlah DFD untuk level-level berikutnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan bagan berjenjangnya.