Karakteristik Dan Motivasi Team Proyek

Karakteristik team proyek meliputi dua hal tinjauan yaitu tugas dan anggota, dimana karakter tugas pada team proyek ditentukan oleh kesepakatan, hasil kerja, kreativitas, inovasi (pembaharuan), kualitas produk, responbilitas terhadap perubahan serta estimasi trend (kecenderungan) yang akan terjadi sedang karakter anggota ditentukan oleh faktor komunikasi, penyelesaian konflik / problem, realiblitas (nilai kepercayaan), sasaran team, motivasi team dan peningkatan kualitas baik produk maupun pelayanan. Dengan karakteristik ini diharapkan dapat memberikan kualitas dan efektivitas pada team proyek

Motivasi kerja team proyek merupakan unsur penting dalam menentukan keberhasilan suatu  pengelolaan proyek yaitu bagaimana memberikan faktor pendorong dan menghilangkan faktor penghambat dalam pekerjaan proyek, adapun faktor pendorong meliputi profesionalitas kerja, pengakuan hasil kerja, pengalaman pimpinan proyek, penanganan yang benar, kualitas personil dan peningkatan mutu produk sedangkan faktor penghambat mencakup ketidakjelasan sasaran dan arahan, sumberdaya yang tidak memadai, konflik terlalu banyak, pimpinan proyek tidak perhatian dan tidak peduli, jaminan kerja yang tidak jelas serta tujuan prioritas sering berubah-ubah

Deklarasi Proyek Pengembangan Sistem Informasi

Kesuksesan suatu proyek ditentukan oleh peranan para personil dan manajer perusahaan sebab mereka sebagai user dari SI yang dikembangkan, dan perubahan sistem akibat adanya pengembangan SI akan berpengaruh pada performa para personil pekerja maupun para manajernya yang meliputi perubahan terhadap pekerjaan, jabatan, hubungan kerja, status dan gaji sehingga berdampak pada rasa kekuatiran akan posisi dan kesejahteraan, untuk itu perlu ada deklarasi berupa penyampaian secara umum yang bersifat positif tentang maksud dari proyek pengembangan sistem kaitannya terhadap dampak atau efek  perubahan sistem Continue reading →

Proses kepemimpinan dalam pengelolaan proyek sistem adalah berupa penunjukkan team dalam pelaksanaan proyek yang dapat dilakukan dalam dua jalur, yaitu:

Jalur Manajemen Internal

penunjukkan team pelaksana proyek yang dilakukan dari dalam perusahaan dengan melibatkan personil – personil di departemen Pengembangan Sistem Informasi beserta para manajer yang terkait dengan proyek, bisa berupa team analis sistem, team perancang sistem, team pemrogram yang memahami kasus (permasalahan) dalam disain sistem informasi baik menyangkut hardware maupun software serta para manajer yang terkait diantaranya manajer akuntansi (controller) yang memahami akan aspek-aspek transaksi, coding, controlling maupun kebutuhan – kebutuhan informasi bagi user / manajemen

Jalur Manajemen Eksternal

penunjukkan team pelaksana proyek yang ada diluar perusahaan berdasar arahan konsultan pengembangan manajemen bisa dengan melalui tender atau ditunjuk langsung, dimana fihak manajemen sudah menyiapkan kerangka acuan proyek atau yang dikenal dengan nama Term Of Reference (TOR), berisi latar belakang organisasi (perusahaan), ruang lingkup proyek, permasalahan, kebutuhan informasi, sasaran dan tujuan serta kendala – kendala dalam proyek

Sedangkan hubungan kerja dalam team proyek meliputi end user (fihak manajemen), pelaksana proyek (pimpro beserta team proyek) dan sub proyek (sub kontraktor dan konsultan), yang mana ketiga unsur ini saling terintegrasi satu sama lain, artinya kebutuhan / permasalahan tentang dari fihak user merupakan aspek pekerjaan bagi pelaksana, sedangkan sub proyek merupakan bagian yang mendukung (support) bagi pelaksana proyek dari kebuuhan hardware maupun software termasuk aktivitas instalasi perangkat, hubungan kerja ini dapat digambarkan sebagai berikut: Continue reading →

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang pimpro yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak, tanggung jawab pimpro adalah memastikan :

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan dan waktu yang tepat (Time)
2. Proyek selesai sesuai budget  (Cost)
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas (Quality)
4. Ruang lingkup pekerjaan proyek, meliputi tenaga kerja dan kebutuhan informasi bagi user sebagai batasan pekerjaan proyek (Scope)

Sedang model organisasi proyek digolongkan menjadi organisasi ideal, organisasi efektif, organisasi individu, organisasi fungsional, organisasi proyek murni dan organisasi matriks  yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

Organisasi Ideal

model organisasi ini diungkapkan oleh Max Weber dengan karakteristik: adanya spesialisasi, tingkatan berjenjang, didasarkan prosedur kerja, terdapat hubungan yang bersifat impersonal dan promosi yang berdasarkan kompetensi

Organisasi Efektif

model organisasi ini mempunyai karakteristik: dapat memahami tujuan proyek., mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek, mempublikasikan informasi mengenai tim proyek sedini mungkin, menentukan pendelegasian tugas dan wewenang serta mengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek.  Pada organisasi ini secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni berdasar produk, lokasi, proses,  pelanggan dan waktu Continue reading →

Model Sistem

Pada setiap perusahaan / organisasi untuk kelangsungan hidupnya senantiasa berhadapan dengan tiga hal yakni: masalah, peluang dan perintah, kemudian dari hasil pendekatan pengembangan sistem yang ditetapkan maka bisa dilakukan studi tentang model sistem yang diinginkan (kombinasi, otomatis atau manual), dari model sistem yang dipilih kemudian ditetapkan kebutuhan perangkat / fasiliutas (hardware, software dan braiware) untuk dapat mempelajari aktivitas sistem yang terjadi (input model, output, database dan kontrol), lalu dari fasilitas dan aktivitas inilah ditetapkan jenis sistem informasi yang dipilih (dalam berbagai alternatif) sebagaimana yang dibutuhkan oleh fihak sistem manajemen (secara manajemen level, fungsional maupun personal), kesemuan ini merupakan garapan dari manajemen proyek, yang dapat memberikan dampak pencapaian tujuan berupa peningkatan laba dan peningkatan kualitas pelayanan, dengan alat ukur peningkatan pada faktor PIECES, lihat gambar berikut: Continue reading →

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem ada 5 tinjauan yaitu:

Tinjauan Metodologi

1. Classical approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem yang relatif kecil dan tidak kompleks, pendekatan ini dilakukan tanpa dibekali alat ataupun teknologi
2. Structured approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang lebih diterapkan pada sistem  besar dan kompleks, pendekatan ini dilakukan dengan dibekali alat atau teknologi yang memadai

Tinjauan Sasaran

1. Piecemeal  approach, proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan atau difokuskan kepada satu aplikasi kegiatan tertentu, pendekatan ini tidak memperhatikan tujuan atau sasaran organisasi serta kedudukan di SI
2. System approach, adalah proses pendekatan pengembangan sistem yang diterapkan pada seluruh komponen dalam organisasi, pendekatan ini lebih memperhatikan tujuan dan sasaran organisasi, artinya pendekatan yang memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan utuh terintegrasi dengan semua kegiatan kegiatan – kegiatan lain di dalam perusahaan

Tinjauan Kebutuhan

1. Top-Down Approach, proses pendekatan pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level atas ke bawah (pada level manajemen), berupa perencanaan strategis agar dapat diterjemahkan ke level manajemen dibawahnya, berupa pendefinisian sasaran dan kebijaksanaan organisasi melalui analisis kebutuhan informasi yang diturunkan kepenentuan output, input, basis data, prosedur operasi dan kendali, pendekatan ini lebih sesuai dengan pendekatan sistem,
2. Bottom-Up Approach, proses pengembangan sistem untuk melayani kebutuhan dari level bawah ke atas, yaitu dimulai dari level operasional pada bagian transaksi berupa perumusan kebutuhan – kebutuhan untuk menangani transaksi yang kemudian ditentukan kebutuhan dalam SI. Continue reading →

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan sebuah sistem serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan, proses perencanaan ini bertujuan untuk merencanakan proyek – proyek sistem yang akan dikembangkan nantinya, adapun pelaku proses perencanaan adalah staf perencana sistem yang berkonsultasi dengan komite pengarah

Proses Perencanaan Proyek

Proses perencanaan proyek – proyek sistem terdiri atas:

1. Pengkajian tujuan, perencanaan strategi, taktik dan kebijakan manajemen
2. Pengkajian pengembangan manajemen terhadap proyek – proyek sistem
3. Penetapan sasaran proyek pada bidang manajemen yang akan dikembangkan
4. Penetapan (identifikasi) kendala – kendala dalam proyek sistem
5. Penentuan prioritas pengembangan dalam proyek sistem
6. Penyusunan laporan perencanaan proyek sistem
7. Permintaan persetujuan pada fihak manajemen (user)

Secara aplikasi dapat diberikan contoh sebagai berikut dalam tabel berikut ini:

Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek baik secara prinsip maupun fungsi manajemen yang ada artinya manajemen proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontroibusi yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:

1. Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek
2. Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek
3. Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Pengelolaan Proyek

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah  sebagai berikut:

1. Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek
2. Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat
3. Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
5. Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikanselamat dibutuhkan
6. Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya
7. Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya

Fungsi Manajemen Pengelolaan Proyek

Sedangkan fungsi Manajemen  (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:

1. Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir
2. Pimpro dapat melaksanakan (do) pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating)
3. Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek Continue reading →