Organisasi harus memiliki sistem pengelolaan pengetahuan yang baik untuk menghasilkan knowledge yang berkualitas dan berguna bagi kepentingan organisasi karena tanpa data dan informasi tidak akan dihasilkan knowledge. Untuk memudahkan pemahaman dalam strukturisasi data, informasi dan knowledge, perlu diketahui perbedaan diantara ketiganya.
Definisi Data dan Informasi
Menurut Bergeron (2003), yang dimaksud dengan data adalah bilangan, terkait dengan angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi. Informasi merupakan kumpulan data dan terkait dengan penjelasan, interpretasi, dan berhubungan dengan materi lainnya mengenai obyek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. Sementara itu menurut Bergeron, pengetahuan adalah informasi yang telah diorganisasi, disintesiskan, diringkaskan untuk meningkatkan pengertian, kesadaran atau pemahaman (Sangkala, 2007, p74).
Perbedaan Data dan Informasi
Menurut Davidson dan Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan pengetahuan, harus dapat digarisbawahi nilai hirarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distilled) dan dimaknai, demikian pula pengetahuan adalah informasi yang disaring dan dimaknai (Sangkala, 2007, p75).
Pengertian Knowledge Management
Knowledge management pada dasarnya muncul untuk menjawab pertanyaan bagaimana seharusnya mengelola pengetahuan. Kesadaran untuk menerapkan pendekatan manajemen pengetahuan ke dalam strategi bisnis diperlukan karena terbukti perusahaan yang menjadikan sumber daya pengetahuan sebagai aset utamanya senantiasa mendorong perusahaan lebih inovatif yang bermuara kepada kepemilikan daya saing perusahaan terhadap para pesaingnya.
Menurut Santosu & Surmach (2001) yang menyatakan bahwa manajemen pengetahuan merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari intellectual assets dan aset yang berbasiskan pengetahuan. Menurut Bergerson (2003), manajemen pengetahuan merupakan suatu pendekatan yang sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan (Sangkala, 2007, p8). Sementara itu menurut Shelda Debowski (2006, p16), knowledge management is the process of identifying, capturing, organizing and disseminating the intellectual assets that are critical to the organization’s long term performance.