Linux Fun

Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek baik secara prinsip maupun fungsi manajemen yang ada artinya manajemen proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontroibusi yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:

1. Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek
2. Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek
3. Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek

Prinsip Dasar dalam Manajemen Pengelolaan Proyek

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah  sebagai berikut:

1. Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek
2. Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat
3. Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek
5. Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikanselamat dibutuhkan
6. Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya
7. Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya

Fungsi Manajemen Pengelolaan Proyek

Sedangkan fungsi Manajemen  (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah:

1. Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir
2. Pimpro dapat melaksanakan (do) pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating)
3. Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek
4. Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek Readmore…

Tujuan pengelolaan proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni dan real) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan

Sifat khas dari suatu pengelolaan proyek, antara lain:

1. Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif
2. Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol
3. Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik
4. Peran pimpinan proyek lebih dominan

Pengelolaan proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen – komponen obyek (dalam hal ini sistem) untuk dipelajari  dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif, adapun komponen sistem merupakan unsur – unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain

Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task) yang  membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function) setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya, dengan demikian wujud fisik yang monumental pada proyek dapat dengan mudah diamati  dan dipelajari bagi setiap orang Karena setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi proyek

Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam pengelolaan proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek

Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek, sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

• Mempunyai tujuan spesifik
• Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan
• Melibatkan banyak jenis sumber daya
• Jenis pekerjaan yang unik
• Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya)

sehingga proyek merupakan sarana dan wahana untuk melakukan perubahan dari ide atau gagasan yang telah dibangun

Pengukuran keberhasilan Proyek

Dengan mengacu pada “Lingkaran Kesuksesan Proyek” (lihat pertemuan II), ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan  proyek, yaitu

• Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek
• Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat, agar nilai manfaat pada proyek dapat diraih dengan maksimal yang berdampak pada nilai kompetitif usaha untuk kelangsungan hidup usaha secara opimal
• Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek
• Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh fihak manajemen (pemilik proyek)

Karena peran pimpinan proyek (pimpro) lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan proyek, maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’ dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.

Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:

Proses Perencanaan (Planning Process)

mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta memerlukan ketrampilan khusus
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan “

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

Penjadwalan (Schedulling)

Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan bahan yang digunakan dalam proyek.

Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar Chart).  Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).

Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:

1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
4. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek.

Pengendalian (Controlling)

Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya  ke tempat yang memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.

Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.

Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

Pengelolaan pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem informasi.  Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus.  Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan, kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem informasi secara tidak sah.

Fungsi Manajemen Proyek

Fungsi dasar manajemen proyek adalah pembatasan, perencanaan, perkiraan, penjadualan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan penutupan

• Pelingkupan (Scooping) – lingkup mendefinisikan batas-batas proyek
• Perencanaan (Planning) – perencanaan mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
• Perkiraan (Estimating) – tiap tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek harus diperkirakan
• Penjadwalan (Scheduling) – dengan diberikan rencana proyek, manajer proyek bertanggung jawab atas penjadwalan semua aktivitas proyek
• Pengorganisasian (Organizing) – manajer proyek harus memastikan bahwa para anggota tim proyek memahami peran dan tanggung jawab masing-masing serta hubungan laporan mereka ke manajer proyek.
• Pengarahan (Directing) – manajer proyek harus mengarahkan aktivitas-aktivitas tim
• Pengontrolan (Controlling) – mungkin fungsi tersulit dan terpenting seorang manajer adalah mengontrol proyek
• Penutupan (Closing) – manajer proyek yang baik selalu menilai keberhasilan dan kegagalan pada kesimpulan proyek

Fungsi – fungsi  diatas tergantung pada komunikasi antar personal yang berkesinambungan di antara para manajer proyek, tim dan manajer-manajer yang terlibat

Pengetahuan Manajemen Proyek

Untuk mengelola aspek pengetahuan manajemen proyek , maka ada beberapa prinsip yang perlu diketahui atau difahami telebih dahulu, yaitu: Readmore…

Organisasi atau perusahaan biasanya menggunakan pendekatan – pendekatan yang berbeda pada manajemen proyek, prasyarat untuk manajemen proyek yang baik adalah proses pengembangan sistem yang didefinisikan dengan baik yakni yang memenuhi unsur pokok dalam manajemen proyek karena penting untuk membedakan antara manajemen proyek dan manajemen proses, adapun unsur pokok tersebut meliputi:

Tujuan Proyek

Proyek umumnya merupakan suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu, dibagi dalam sub – sub proyek yang diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dan bersifat kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub – sub proyek dalam aspek waktu, urutan pekerjaan, biaya dan kinerja

Kompleksitas Proyek

Pengelolaan proyek melibatkan beberapa fungsi organisasi seperti pemasaran, personalia, enginering, produksi dan keuangan, untuk itu diperlukan bermacam-macam disiplin ilmu dan ketrampilan untuk menyelesaikan pekerjaan – pekerjaan proyek serta dibutuhkan koordinasi antar fungsi organisasi untuk kesuksesan proyek dalam mewujudkan tujuan

Keunikan Proyek

Setiap pekerjaan proyek mempunyai karakter tersendiri akan berbeda dari apa yang pernah dilakukan meskipun bentuk proyek sama ataui rutin dilakukan, karena dipengaruhi banyak aspek seperti tujuan, lokasi, lingkungan, tenaga kerja, sosial, kulktur budaya masyarakat, fasilitas, ruang lingkup dan lain sebagainya, disamping itu proyek merupakan pekerjaan yang terjadi sekali dan tidak pernah terulang dengan kejadian yang sama Readmore…

Terdapat dua persyaratan yang mendasari kompetensi manajemen proyek, yaitu  tidak seorang pun dapat mengelola proses yang belum pernah digunakan dan yang kedua, para manajer diwajibkan memiliki pemahaman bisnis serta suasana yang menyediakan konteks untuk proyek, karenanya para pelaku manajemen proyek (manajer) yang bagus diharapkan dapat memiliki satu set inti kompetensi, sebagaimana yang dijabarkan oleh RobertKW cs.

Kompetensi Pencapaian Bisnis

1. Kompetensi Kesadaran Bisnis, kemampuan mengikat tiap proyek sistem pada misi, visi, dan tujuan organisasi (perusahaan)
2. Kompetensi Orientasi Rekan Bisnis, kemampuan menjaga keterlibatan para manajer dan pengguna selama proyek
3. Kompentensi Komitmen Pada Kualitas, kemampuan memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada kualitas organisasi secara keseluruhan

Kompetensi Pemecahan Masalah

1. Kompetensi Inisiatif, kemampuan mendemonstrasikan kreativitas, risiko yang diperhitungkan, dan kelanjutan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
2. Kompetensi Pengumpulan Informasi, kemampuan memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis, merancang (disain) dan mengimplementasikan sistem informasi
3. Kompetensi Berfikir Analitis, kemampuan menilai dan memilih proses pengembangan sistem yang sesuai dan menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan, menjadwalkan dan menganggarkan pengembangan sistem, disamping itu mampu memecahkan masalah melalui pendekatan analitis yaitu penguraian sistem atas bagian – bagian  dan merakit ulang  bagian – bagian menjadi sistem baru yang lebih baik
4. Kompetensi Berfikir Konseptual, kemampuan memahami konsep sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem informasi Readmore…

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka manajemen proyek merupakan batasan standarisasi pengelolaan manajemen proyek secara internasional dan secara mendasar meliputi tiga hal pokok yaitu Project Management Context, Project Management Processes dan Project Management Knowledge Areas, yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Project Management Context merupakan penguraian secara rinci terhadap ruang lingkup pelaksanaan manajemen proyek baik secara internal maupun eksternal
2. Project Management Processes merupakan penggambaran umum serta hubungan keterkaitan antar rangkaian proses dalam pelaksanaan pengelolaan manajemen proyek
3. Project management Knowledge Areas merupakan pembahasan secara keseluruhan terhadap sembilan fungsi yang mendasari pelaksanaan manajemen proyek untuk mencapai kesuksesan proyek, kesembilan fungsi tersebut adalah:

1. Manajemen Integrasi Proyek (MIP)
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (MRLP)
3. Manajemen Waktu Proyek (MWP)
4. Manajemen Biaya Proyek (MBP)
5. Manajemen Kualitas Proyek (MKuP)
6. Manajemen Sumber Daya Insani Proyek (MSDIP)
7. Manajemen Komunikasi Proyek (MKoP)
8. Manajemen Resiko Proyek (MRP)
9. Manajemen Pengadaan Proyek (MPP)

Secara grafis dapat digambarkan sebagai berikut:

Dilihat dari peranan yang ada, pengetahuan terbagi atas dua fungsi yaitu fungsi inti (utama) dan fungsi fasilitas (pendukung) yang bermuara pada Manajemen Integrasi Proyek, dimana kedua fungsi  ini berjalan secara konvergen dan saling terkait untuk menuju satu titik tujuan.

Perspektif Ilmu Terkait

Perspektif ilmu – ilmu terkait untuk melaksanakan pengelolaan manajemen proyek di dalam sebuah perusahaan banyak berhubungan dengan ilmu – ilmu manajemen umum dan ilmu – ilmu aplikasi yang dispesifikasikan untuk jenis proyek tertentu, misalnya strategi mangatur cash flow yang dipelajari dalam ilmu akuntansi, strategi menyusun kontrak kerja yang dipelajari dalam ilmu hukum, strategi mengatasi konflik yang dipelajari dalam ilmu perilaku organisasi, strategi mengatur waktu pekerjaan yang dipelajari dalam riset operasi, strategi mengelola dokumen yang dipelajari dalam ilmu administrasi, strategi menilai investasi yang dipelajari dalam ilmu manajemen keuangan dan lain sebagainya.

Disamping itu ilmu – ilmu aplikasi yang terkait dalam manajemen proyek khususnya dalam sistem teknologi informasi, seperti implementasi software aplikasi perusahaan (SAP atau BAAN) dalam sistem informasi perusahaan, implementasi Lotus Notes dalam intranet, implementasi Electronic Data Interchange (EDI) dalam extranet, implementasi MYOB atau DEA dalam sistem informasi akuntansi, implementasi oracle dalam Decision Support System (DSS) dan lain sebagainya.

Secara grafis, keterkaitan ilmu manajemen proyek terhadap ilmu – ilmu lain yang terkait serta proyek – proyek sistem teknologi informasi terhadap ilmu – ilmu lain, seperti yang diperlihatkan dalam gambar berikut:

Konsep Manajemen Proyek

Dengan melihat arti kesuksesan proyek terhadap kelangsungan hidup perusahaan maka untuk menjalankan proyek diperlukan suatu ilmu keahlian agar obyektivitas pencapaian target suatu produk atau jasa dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal, ilmu keahlian dikenal nama Manajemen proyek (Project management), dan secara definisi pengertian manajemen proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Aktivitas yang meliputi  perencanaan, pengorganisasian, pengarahan/pengaturan, pengambilan keputusan dan pengendalian sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan, waktu dan sumber daya tertentu guna mengaplikasikan pengetahuan, keahlian dan teknik dalam pengelolaan proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan stakeholders (fihat yang terkait) serta keinginan (harapan) dari proyek itu sendiri
2. Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi dan teknik di dalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (Need/Want) dari berbagai fihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut

Manajemen proyek dalam pelaksanaannya terkadang mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya (diluar perusahaan), dan manajemen proyek yang efektif dibutuhkan dalam memastikan bahwa proyek selesai pada batas waktu yang ditetapkan, dijalankan berdasarkan anggaran yang disepakati serta memenuhi harapan maupun kualifikasi spesifikasi para pelanggan atau para pengguna (user).

Perbedaan Proyek dan Program (Process)

Kalau dilihat dari sifat maupun karakteristik yang ada dalam rangkaian aktivitas atau pekerjaan sehari – hari di dalam organisasi (perusahaan), maka dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu aktivitas operasional (program/process) dan aktivitas proyek (project), dan diantara kedua jenis aktivitas ini memiliki persamaan yaitu dilaksanakan oleh sumber daya manusia, membutuhkan sumberdaya dan melalui sederetan proses perencanaan, pengolahan dan pengendalian yang sistematis

Perbedaan mendasar dari kedua aktivitas tersebut, jika dilihat dari sifat aktivitas dapat dijelaskan bahwa aktivitas operasional (program/process) merupakan aktivitas yang dilakukan secara berulang-ulang sepanjang waktu artinya bersifat kontinyu (terus menerus) dengan skala aktivitas lebih luas dan penggunaan sumber daya yang besar sehingga aktivitas operasional ini merupakan kumpulan bermacam–macam proyek, sementara aktivitas proyek merupakan aktivitas yang unik dan berlangsung dalam batas waktu tertentu artinya bersifat sementara dalam jangka waktu terbatas dengan sumber daya tertentu serta memiliki sasaran yang jelas

Jika dilihat dari karakteristik pada kedua aktivitas diatas, maka dapat dijelaskan dalam tabulasi sebagai berikut:

Karakteristik Aktivitas	Operasional	Proyek
Sifat kegiatan	Pasif dan rutin	Dinamis dan non rutin
Siklus kegiatan	Relatif panjang	Relatif pendek
Intensitas kegiatan	Relatif sama (tetap)	Berubah – ubah
Landasan kegiatan	Anggaran dan penjadu-alan tidak tajam	Semua kegiatan didasarkan anggaran dan penjadualan
Komponen kegiatan	Jenis aktivitas relatif sedikit	Jenis aktivitas relatif banyak dengan berbagai ilmu
Kebutuhan Sumberdaya	Relatif konstan (macam maupun volumenya)	Berubah – ubah (macam maupun volumenya)

Project Management Body OF Knowledge atau disingkat PMBOK merupakan standarisasi baku internasional dalam menjalankan manajemen proyek yang mencakup tentang konsep, prinsip dasar, kerangka metodologi untuk meningkatkan kesuksesan pengelolaan proyek.

Definisi Proyek

Pendefinisian dari proyek sendiri mempunyai pengertian yang bervariasi, namun pada esensi (inti)nya tidak berbeda, diantaranya:

1. Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat pada waktu , sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (jeffery LW.)
2. Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas.
3. Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK.  Wysocki, R. Beck, dan David BC)

Secara ringkas, pengertian proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Proyek dikelola dalam tanggungjawab satu orang atau satu badan
2. Proyek merupakan sebuah sarana untuk membuat suatu perubahan (perbaikan)
3. Proyek mempunyai tujuan spesifik (khas) dengan bentuk yang unik
4. Proyek mempunyai awal dan akhir yang dapat dikenali dengan jelas dan baik
5. Proyek menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan dipertanggungjawabkan
6. Proyek menggunakan banyak macam sumber daya dan ketrampilan
7. Proyek melibatkan empat unsur utama batasan wilayah, waktu, kualitas dan biaya (S-TQC)

Kesuksesan Proyek

Kesuksesan dari sebuah proyek secara spesifik sangat ditentukan dalam pengelolaan empat unsur utama yaitu Scope, Time, Quality dan Cost yang dapat digambarkan dalam “Segitiga Kesuksesan Proyek”, dan keempat unsur tersebut satu sama lain saling terkait (terpengaruh) atau saling berbanding lurus artinya besar kecilnya batas wilayah proyek akan mempengaruihi lama tidaknya waktu pekerjaan proyek, besar kecilnya biaya proyek dan menetukan kualitas tidaknya suatu produk hasil pekerjaan proyek, secara grafis dapat dilihat gambar berikut ini:

Maksud dari tolok ukur kesuksesan proyek dapat dijelaskan sebagai beirkut:

1. Scope (Batas Wilayah / Ruang Lingkup) pekerjaan proyek,  dapat memahami batasan wilayah pekerjaan proyek yang akan dikerjakan dari analisis permasalahan, analisis kelemahan, analisis kebutuhan maupun analisis kelayakan dari sistem yang akan dibangun atau dikembangkan
2. Time (waktu) pekerjaan proyek, dapat memenuhi batas waktu dari penjadualan proyek yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan dari kontrak pekerjaan yang bersangkutan, bisa menggunakan Gantt Chart, PERT (Program Evlauation and Review Technique) atau CPM (Critical Path Method),
3. Quality (Kualitas) proses pekerjaan atau hasil akhir pekerjaan (produk) proyek dapat memenuhi batasan standar tertentu yang disepakati melalui perencanaan atau dokumen kontrak yang ada, seperti ISO, SII, CISCO, SAI dsb.,
4. Cost (Biaya) pelaksanan proyek dapat memenuhi batas anggaran yang telah direncanakan atau yang telah di sepakati berdasarkan perhitungan atau penilaian investasi yang ditanamkan dengan menggunakan Payback Period, Average Rate of Return, ROI, NPV dsb.

Adapun indikasi kesuksesan proyek dari penilaian S-TQC dapat ditunjukkan sebagai berikut:

1. Kesesuaian atas kesepakatan antara skedul kerja dengan dokumen kontrak, spesifikasi teknis dan anggaran biaya yang telah dibuat sering disebut sebagai blue print
2. Fihak owner (pemilik proyek) menyetujui dan menerima sebagian dan atau keseluruhan pekerjaan yang bersangkutan berdasarkan batas wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan
3. Fihak terkait atau pemberi proyek tidak melakukan complain/claim dalam penyelesaian pekerjaan dari Batasan Wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang ditetapkan, sehingga tidak ada pinalti terhadap hasil kerja proyek
4. Ketetapatan waktu memberikan dampak kepuasan kesemua fihak terkait sehingga berakibat pada citra perusahaan semakin baik (meningkat)
5. Keselamatan dan kesehatan kerja dilaksanakan dengan baik, sehingga semua pihak terkait dalam pelaksanaan proyek PUAS  dan memperoleh CERTIFICATE OF COMPLETION
6. Pemilik proyek (owner) setuju dan melaksanakan pembayaran pekerjaan sampai selesai dan tidak terjadi progrees billing tak terbayar
7. Dampak hasil kerja proyek dapat memberikan manfaat positif terhadap perusahaan (organisasi), sehingga meningkatkan keuntungan dan nilai kepercayaan bagi perusahaan,

sedangkan indikasi kesuksesan proyek sistem informasi ditunjukkan jika sistem informasi yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggan (customer), sistem dapat mengirim informasi dengan nilai kualitas STAR-CERUC3, sistem disusun sesuai  dengan anggaran, proses pengembangan sistem berdampak minimal pada setiap operasi bisnis secara berkelanjutan

Karakteristik Proyek Sistem Informasi dan Fasilitasnya

Karakteristik sistem infomasi beserta faslitasnya yang terkait dalam pekerjaan PePSI dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Model Sistem, pekerjaan PePSI bisa meliputi 3 hal, yakni :
   1. Computerize System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi yang bekerja secara automatik dengan menggunakan peralatan atau perangkat Komputer (full computer) melalui disain pemrograman
   2. Manual System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi  yang bekeja secara non automatik dalam hal ini bisa menggunakan perangkat komputer, hanya tidak berfungsi secara automatik
   3. Combination System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi  yang bekerja secara kombinasi (gabungan) antara sistem automatis dan non automatis  artinya ada sebagian sistem informasi yang bekerja dengan sistem komputerisasi dan sebagian dengan sistem non komputerisasi

   Dan ketiga hal diatas tidak lepas dari sistem perangkatnya, baik yang menyangkut sistem perangkat keras (hardware system), sistem perangkat lunak (software system) maupun sistem perangkat manusia (brainware system).

   Secara grafis, karakteristik sistem informasi dapat dilukiskan sebagai berikut

   

   Keterangan gambar 1.2.

   OS=Operating System, DbS=Database System, PrS=Programming System, NwS=Network System, CoS=Communication System, HS=Hardware System, SS=Software System, BS=Brainware System, AIS=Accounting Information System, MIS=Management Information System, DSS=Decision Support System, OAS=Office Automation System, ES=Expert System, EIS=Executive Information System, GIS=Geographic Information System, ESS=Executive Support System, PCS=Process Control System, TPS=Transaction Processing System, LMS=Level Management System, FMS=Functional Management System, PS=Personal System, IS=Information System, MS=Management System, dsb.

2. Bentuk Sistem Informasi, karena bervariasinya bentuk data yang terjadi dilapangan dan beragamnya jenis informasi yang dibutuhkan maka bentuk sistem informasi juga beranekaragam spesifikasinya seperti Accounting Information System (AIS), Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Office Automation System (OAS), Expert System (ES), Executive Information System (EIS), Geographic Information System (GIS), Executive Support System (ESS), Process Control System (PCS), Transaction Processing System (TPS) dan masih banyak lagi bentuk sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi tuntutan kebutuhan dan kepentingan.
3. Kebutuhan Informasi, hasil atau produk sistem informasi adalah informasi yang dapat memberikan nilai manfaat bagi user (dalam hal ini management system) baik sistem manajemen dalam level (LMS) yaitu Top management, Middle Management dan Low Management maupun sistem manajemen dalam fungsional (FMS) yaitu fungsi pemasaran (marketing), fungsi produksi (production), fungsi keuangan (finance) dan fungsi SDM (human resources) yang mana kesemua fungsi sistem ini didasarkan pada fungsi akuntansi disamping LMS dan FMS juga ada sistem lain yang terlibat dalam kebutuhan informasi yang bersifat pribadi dan tidak duduk atau tidak terlibat dalam LMS maupun FMS seperti office boy, tukang parkir, konsumen, pelanggan dsb.

Kebutuhan User Terhadap Informasi

Kesemua unsur-unsur pembangun, karakteristik dan fasilitas pada sistem informasi perlu dianalisis dan didisain (dirancang) untuk  pemenuhan kebutuhan dan kepentingan user, adapun kebutuhan user terhadap sistem informasi sebagai alat untuk membantu dan atau mengambil keputusan (decision making) sedangkan kepentingan user terhadap sistem informasi adalah meningkatkan pelayanan kualitas (quality serving), oleh karena itu dalam pekerjaan PePSI mempunyai target yang difokuskan pada kebutuhan user, sehingga dalam hal ini user juga dilibatkan dalam PePSI agar pelaksanaan proyek dapat optimal dengan hasil  yang maksimal artinya informasi yang dihasilkan mempunyai nilai kualitas yang  menyangkut “STAR-CERUC3”, yaitu  Sharpness (kejelasan), Timeliness (ketepatan waktu),  Accurate (ketelitian), Relevance (keterkaitan) dan Completeness (kelengkapan), Economy (Ekonomis), Realibilty (Kepercayaan), Usability (Kegunaan), Clearate (Kejelasan), Correcteness (kebenaran) dan Competitiveness (ketangguhan bersaing)

Perlu diingat, pembangunan sistem informasi membutuhkan dana investasi yang tidak sedikit dengan resiko kegagalan yang sangat tinggi karena perkembangan teknologi yang begitu pesat, sementara dana investasi dan resiko kegagalan lebih banyak ditanggung fihak user, karena itu untuk mendapatkan kesuksesan dalam PePSI kata kunci ada pada 4 faktor yaitu S-TQC (Scope, Time, Quality and Cost), keempat faktor ini saling terkait atau berpengaruh satu sama lain dengan kata lain Scope (Batasan / Ruang lingkup) pekerjaan akan mempengaruhi lamanya waktu (time) pekerjaan proyek juga akan mempengaruhi besarnya biaya (cost) proyek dan secara langsung akan mempengaruhi kualitas (quality) hasil pekerjaan proyek, adapun orientasi dari PePSI lebih difokuskan pada model sistem informasi berbasis komputer karena peran teknologi komputer yang sudah begitu jauh didalam kehidupan manusia.

Jenis Proyek Sistem Teknologi Informasi

Dengan kemajuan teknologi informasi serta telekomunikasi yang begitu pesat telah memaksa banyak organisasi atau perusahaan untuk membangun sistem teknologi informasi sebagai sarana untuk menyediakan dan mendapatkan informasi dalam berkompetisi (maknanya berlomba bukan bersaing, penulis) untuk meraih tujuan terbaik dalam rangka kelangsungan atau kelanggengan organisasi / perusahaan, sehingga berdampak terhadap aktivitas proyek pembangunan dan atau pengembangan sistem teknologi informasi, baik yang bersifat internal (untuk kepentingan didalam organisasi) maupun eksternal (untuk kepentingan diluar organisasi seperti partnership, customer, consumer, owner dsb.)

Jenis–jenis proyek pembangunan atau pengembangan sistem teknologi informasi yang sering ditemui, diantaranya:

1. Proyek analisis dan perancangan kebutuhan sistem informasi manajemen untuk pencapaian tujuan perusahaan
2. Proyek perancangan sistem informasi pada bagian akuntasi dan keuangan dalam membantu pengambilan keputusan
3. Proyek pengembangan software peningkatkan produktivitas SDM
4. Proyek implementasi software aplikasi (SAP, Oracle, MYOB atau Ms-Office) dalam perusahaaan
5. Proyek penerapan sistem otomatis perkantoran (OAS) di perusahaan
6. Proyek pembangunan sentralisasii konstruksi jaringan komputer pada kantor-kantor cabang di perusahaan
7. Proyek perancangan sistem pemesanan barang melalui e-commerce
8. Proyek auditing sistem teknologi informasi pada perusahaan
9. Proyek integrasi beberapa sistem berbeda dalam sebuah organisasi perusahaan