Konsep Manajemen Proyek

Dengan melihat arti kesuksesan proyek terhadap kelangsungan hidup perusahaan maka untuk menjalankan proyek diperlukan suatu ilmu keahlian agar obyektivitas pencapaian target suatu produk atau jasa dalam perusahaan dapat tercapai secara maksimal, ilmu keahlian dikenal nama Manajemen proyek (Project management), dan secara definisi pengertian manajemen proyek dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Aktivitas yang meliputi  perencanaan, pengorganisasian, pengarahan/pengaturan, pengambilan keputusan dan pengendalian sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan, waktu dan sumber daya tertentu guna mengaplikasikan pengetahuan, keahlian dan teknik dalam pengelolaan proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan stakeholders (fihat yang terkait) serta keinginan (harapan) dari proyek itu sendiri
2. Penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi dan teknik di dalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (Need/Want) dari berbagai fihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut

Manajemen proyek dalam pelaksanaannya terkadang mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya (diluar perusahaan), dan manajemen proyek yang efektif dibutuhkan dalam memastikan bahwa proyek selesai pada batas waktu yang ditetapkan, dijalankan berdasarkan anggaran yang disepakati serta memenuhi harapan maupun kualifikasi spesifikasi para pelanggan atau para pengguna (user).

Perbedaan Proyek dan Program (Process)

Kalau dilihat dari sifat maupun karakteristik yang ada dalam rangkaian aktivitas atau pekerjaan sehari – hari di dalam organisasi (perusahaan), maka dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu aktivitas operasional (program/process) dan aktivitas proyek (project), dan diantara kedua jenis aktivitas ini memiliki persamaan yaitu dilaksanakan oleh sumber daya manusia, membutuhkan sumberdaya dan melalui sederetan proses perencanaan, pengolahan dan pengendalian yang sistematis

Perbedaan mendasar dari kedua aktivitas tersebut, jika dilihat dari sifat aktivitas dapat dijelaskan bahwa aktivitas operasional (program/process) merupakan aktivitas yang dilakukan secara berulang-ulang sepanjang waktu artinya bersifat kontinyu (terus menerus) dengan skala aktivitas lebih luas dan penggunaan sumber daya yang besar sehingga aktivitas operasional ini merupakan kumpulan bermacam–macam proyek, sementara aktivitas proyek merupakan aktivitas yang unik dan berlangsung dalam batas waktu tertentu artinya bersifat sementara dalam jangka waktu terbatas dengan sumber daya tertentu serta memiliki sasaran yang jelas

Jika dilihat dari karakteristik pada kedua aktivitas diatas, maka dapat dijelaskan dalam tabulasi sebagai berikut:

Project Management Body OF Knowledge atau disingkat PMBOK merupakan standarisasi baku internasional dalam menjalankan manajemen proyek yang mencakup tentang konsep, prinsip dasar, kerangka metodologi untuk meningkatkan kesuksesan pengelolaan proyek.

Definisi Proyek

Pendefinisian dari proyek sendiri mempunyai pengertian yang bervariasi, namun pada esensi (inti)nya tidak berbeda, diantaranya:

1. Proyek diartikan sebagai sederetan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat pada waktu , sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (jeffery LW.)
2. Proyek didefinisikan pula sebagai kumpulan aktivitas untuk memenuhi atau membentuk suatu obyek yang diinginkan, yang mana kegiatannya bersifat sementara dengan jangka waktu tertentu, memerlukan sumber daya tertentu dan memiliki sasaran yang jelas.
3. Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitas-aktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK.  Wysocki, R. Beck, dan David BC)

Secara ringkas, pengertian proyek mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Proyek dikelola dalam tanggungjawab satu orang atau satu badan
2. Proyek merupakan sebuah sarana untuk membuat suatu perubahan (perbaikan)
3. Proyek mempunyai tujuan spesifik (khas) dengan bentuk yang unik
4. Proyek mempunyai awal dan akhir yang dapat dikenali dengan jelas dan baik
5. Proyek menghasilkan sesuatu yang bisa diharapkan dan dipertanggungjawabkan
6. Proyek menggunakan banyak macam sumber daya dan ketrampilan
7. Proyek melibatkan empat unsur utama batasan wilayah, waktu, kualitas dan biaya (S-TQC)

Kesuksesan Proyek

Kesuksesan dari sebuah proyek secara spesifik sangat ditentukan dalam pengelolaan empat unsur utama yaitu Scope, Time, Quality dan Cost yang dapat digambarkan dalam “Segitiga Kesuksesan Proyek”, dan keempat unsur tersebut satu sama lain saling terkait (terpengaruh) atau saling berbanding lurus artinya besar kecilnya batas wilayah proyek akan mempengaruihi lama tidaknya waktu pekerjaan proyek, besar kecilnya biaya proyek dan menetukan kualitas tidaknya suatu produk hasil pekerjaan proyek, secara grafis dapat dilihat gambar berikut ini:

Maksud dari tolok ukur kesuksesan proyek dapat dijelaskan sebagai beirkut:

1. Scope (Batas Wilayah / Ruang Lingkup) pekerjaan proyek,  dapat memahami batasan wilayah pekerjaan proyek yang akan dikerjakan dari analisis permasalahan, analisis kelemahan, analisis kebutuhan maupun analisis kelayakan dari sistem yang akan dibangun atau dikembangkan
2. Time (waktu) pekerjaan proyek, dapat memenuhi batas waktu dari penjadualan proyek yang telah disepakati dalam dokumen perencanaan dari kontrak pekerjaan yang bersangkutan, bisa menggunakan Gantt Chart, PERT (Program Evlauation and Review Technique) atau CPM (Critical Path Method),
3. Quality (Kualitas) proses pekerjaan atau hasil akhir pekerjaan (produk) proyek dapat memenuhi batasan standar tertentu yang disepakati melalui perencanaan atau dokumen kontrak yang ada, seperti ISO, SII, CISCO, SAI dsb.,
4. Cost (Biaya) pelaksanan proyek dapat memenuhi batas anggaran yang telah direncanakan atau yang telah di sepakati berdasarkan perhitungan atau penilaian investasi yang ditanamkan dengan menggunakan Payback Period, Average Rate of Return, ROI, NPV dsb.

Adapun indikasi kesuksesan proyek dari penilaian S-TQC dapat ditunjukkan sebagai berikut:

1. Kesesuaian atas kesepakatan antara skedul kerja dengan dokumen kontrak, spesifikasi teknis dan anggaran biaya yang telah dibuat sering disebut sebagai blue print
2. Fihak owner (pemilik proyek) menyetujui dan menerima sebagian dan atau keseluruhan pekerjaan yang bersangkutan berdasarkan batas wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan
3. Fihak terkait atau pemberi proyek tidak melakukan complain/claim dalam penyelesaian pekerjaan dari Batasan Wilayah, waktu, kualitas dan biaya yang ditetapkan, sehingga tidak ada pinalti terhadap hasil kerja proyek
4. Ketetapatan waktu memberikan dampak kepuasan kesemua fihak terkait sehingga berakibat pada citra perusahaan semakin baik (meningkat)
5. Keselamatan dan kesehatan kerja dilaksanakan dengan baik, sehingga semua pihak terkait dalam pelaksanaan proyek PUAS  dan memperoleh CERTIFICATE OF COMPLETION
6. Pemilik proyek (owner) setuju dan melaksanakan pembayaran pekerjaan sampai selesai dan tidak terjadi progrees billing tak terbayar
7. Dampak hasil kerja proyek dapat memberikan manfaat positif terhadap perusahaan (organisasi), sehingga meningkatkan keuntungan dan nilai kepercayaan bagi perusahaan,

sedangkan indikasi kesuksesan proyek sistem informasi ditunjukkan jika sistem informasi yang dihasilkan dapat diterima dengan baik oleh pelanggan (customer), sistem dapat mengirim informasi dengan nilai kualitas STAR-CERUC3, sistem disusun sesuai  dengan anggaran, proses pengembangan sistem berdampak minimal pada setiap operasi bisnis secara berkelanjutan

Karakteristik Proyek Sistem Informasi dan Fasilitasnya

Karakteristik sistem infomasi beserta faslitasnya yang terkait dalam pekerjaan PePSI dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Model Sistem, pekerjaan PePSI bisa meliputi 3 hal, yakni :
   1. Computerize System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi yang bekerja secara automatik dengan menggunakan peralatan atau perangkat Komputer (full computer) melalui disain pemrograman
   2. Manual System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi  yang bekeja secara non automatik dalam hal ini bisa menggunakan perangkat komputer, hanya tidak berfungsi secara automatik
   3. Combination System merupakan proyek pekerjaan membangun model sistem informasi  yang bekerja secara kombinasi (gabungan) antara sistem automatis dan non automatis  artinya ada sebagian sistem informasi yang bekerja dengan sistem komputerisasi dan sebagian dengan sistem non komputerisasi

   Dan ketiga hal diatas tidak lepas dari sistem perangkatnya, baik yang menyangkut sistem perangkat keras (hardware system), sistem perangkat lunak (software system) maupun sistem perangkat manusia (brainware system).

   Secara grafis, karakteristik sistem informasi dapat dilukiskan sebagai berikut

   

   Keterangan gambar 1.2.

   OS=Operating System, DbS=Database System, PrS=Programming System, NwS=Network System, CoS=Communication System, HS=Hardware System, SS=Software System, BS=Brainware System, AIS=Accounting Information System, MIS=Management Information System, DSS=Decision Support System, OAS=Office Automation System, ES=Expert System, EIS=Executive Information System, GIS=Geographic Information System, ESS=Executive Support System, PCS=Process Control System, TPS=Transaction Processing System, LMS=Level Management System, FMS=Functional Management System, PS=Personal System, IS=Information System, MS=Management System, dsb.

2. Bentuk Sistem Informasi, karena bervariasinya bentuk data yang terjadi dilapangan dan beragamnya jenis informasi yang dibutuhkan maka bentuk sistem informasi juga beranekaragam spesifikasinya seperti Accounting Information System (AIS), Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS), Office Automation System (OAS), Expert System (ES), Executive Information System (EIS), Geographic Information System (GIS), Executive Support System (ESS), Process Control System (PCS), Transaction Processing System (TPS) dan masih banyak lagi bentuk sistem informasi yang dikembangkan untuk memenuhi tuntutan kebutuhan dan kepentingan.
3. Kebutuhan Informasi, hasil atau produk sistem informasi adalah informasi yang dapat memberikan nilai manfaat bagi user (dalam hal ini management system) baik sistem manajemen dalam level (LMS) yaitu Top management, Middle Management dan Low Management maupun sistem manajemen dalam fungsional (FMS) yaitu fungsi pemasaran (marketing), fungsi produksi (production), fungsi keuangan (finance) dan fungsi SDM (human resources) yang mana kesemua fungsi sistem ini didasarkan pada fungsi akuntansi disamping LMS dan FMS juga ada sistem lain yang terlibat dalam kebutuhan informasi yang bersifat pribadi dan tidak duduk atau tidak terlibat dalam LMS maupun FMS seperti office boy, tukang parkir, konsumen, pelanggan dsb.

Kebutuhan User Terhadap Informasi

Kesemua unsur-unsur pembangun, karakteristik dan fasilitas pada sistem informasi perlu dianalisis dan didisain (dirancang) untuk  pemenuhan kebutuhan dan kepentingan user, adapun kebutuhan user terhadap sistem informasi sebagai alat untuk membantu dan atau mengambil keputusan (decision making) sedangkan kepentingan user terhadap sistem informasi adalah meningkatkan pelayanan kualitas (quality serving), oleh karena itu dalam pekerjaan PePSI mempunyai target yang difokuskan pada kebutuhan user, sehingga dalam hal ini user juga dilibatkan dalam PePSI agar pelaksanaan proyek dapat optimal dengan hasil  yang maksimal artinya informasi yang dihasilkan mempunyai nilai kualitas yang  menyangkut “STAR-CERUC3”, yaitu  Sharpness (kejelasan), Timeliness (ketepatan waktu),  Accurate (ketelitian), Relevance (keterkaitan) dan Completeness (kelengkapan), Economy (Ekonomis), Realibilty (Kepercayaan), Usability (Kegunaan), Clearate (Kejelasan), Correcteness (kebenaran) dan Competitiveness (ketangguhan bersaing)

Perlu diingat, pembangunan sistem informasi membutuhkan dana investasi yang tidak sedikit dengan resiko kegagalan yang sangat tinggi karena perkembangan teknologi yang begitu pesat, sementara dana investasi dan resiko kegagalan lebih banyak ditanggung fihak user, karena itu untuk mendapatkan kesuksesan dalam PePSI kata kunci ada pada 4 faktor yaitu S-TQC (Scope, Time, Quality and Cost), keempat faktor ini saling terkait atau berpengaruh satu sama lain dengan kata lain Scope (Batasan / Ruang lingkup) pekerjaan akan mempengaruhi lamanya waktu (time) pekerjaan proyek juga akan mempengaruhi besarnya biaya (cost) proyek dan secara langsung akan mempengaruhi kualitas (quality) hasil pekerjaan proyek, adapun orientasi dari PePSI lebih difokuskan pada model sistem informasi berbasis komputer karena peran teknologi komputer yang sudah begitu jauh didalam kehidupan manusia.

Jenis Proyek Sistem Teknologi Informasi

Dengan kemajuan teknologi informasi serta telekomunikasi yang begitu pesat telah memaksa banyak organisasi atau perusahaan untuk membangun sistem teknologi informasi sebagai sarana untuk menyediakan dan mendapatkan informasi dalam berkompetisi (maknanya berlomba bukan bersaing, penulis) untuk meraih tujuan terbaik dalam rangka kelangsungan atau kelanggengan organisasi / perusahaan, sehingga berdampak terhadap aktivitas proyek pembangunan dan atau pengembangan sistem teknologi informasi, baik yang bersifat internal (untuk kepentingan didalam organisasi) maupun eksternal (untuk kepentingan diluar organisasi seperti partnership, customer, consumer, owner dsb.)

Jenis–jenis proyek pembangunan atau pengembangan sistem teknologi informasi yang sering ditemui, diantaranya:

1. Proyek analisis dan perancangan kebutuhan sistem informasi manajemen untuk pencapaian tujuan perusahaan
2. Proyek perancangan sistem informasi pada bagian akuntasi dan keuangan dalam membantu pengambilan keputusan
3. Proyek pengembangan software peningkatkan produktivitas SDM
4. Proyek implementasi software aplikasi (SAP, Oracle, MYOB atau Ms-Office) dalam perusahaaan
5. Proyek penerapan sistem otomatis perkantoran (OAS) di perusahaan
6. Proyek pembangunan sentralisasii konstruksi jaringan komputer pada kantor-kantor cabang di perusahaan
7. Proyek perancangan sistem pemesanan barang melalui e-commerce
8. Proyek auditing sistem teknologi informasi pada perusahaan
9. Proyek integrasi beberapa sistem berbeda dalam sebuah organisasi perusahaan

Pengelolaan Proyek Sistem Informasi

Berangkat dari pemahaman dua kata yaitu sistem dan informasi, maka target PePSI (pengelolaan proyek sistem informasi), adalah membangun atau mengembangkan sistem yang ada (maupun yang belum ada) kemudian dari sistem ini diharapkan dapat mewujudkan tujuan untuk menghasilkan sebuah produk yang bernama informasi yaitu informasi yang mempunyai nilai kualitas sebagai pemenuhan kebutuhan dan kepentingan tertentu bagi penerima atau pengguna informasi (sering disebut sebagai user), kebutuhan dan kepentingan tersebut berupa nilai manfaat (benefits) bukan sekedar nilai guna (efectiveness) saja yaitu untuk pengambil keputusan (decision making) dan peningkatan pelayanan kualitas Manajemen (Total Qualiy Management) baik secara internal maupun secara eksternal dalam sebuah organisasi usaha (perusahaan)

Melihat dari pemahaman ini, maka ada beberapa yang perlu diperhatikan sebagai obyek dalam rangkaian pekerjaan PePSI (dalam hal ini tidak dibahas konsep sistem informasi lagi karena sudah dibahas dalam modul SIM), yaitu:

1. Unsur Pembangun Sistem Informasi
2. Karakteristik Sistem Informasi dan Fasilitasnya
3. Kebutuhan User Terhadap Informasi
4. Jenis Proyek Sistem Teknologi Informasi

Unsur Pembangun Sistem Informasi

Secara keseluruhan unsur yang membangun sistem informasi dapat dikenali dari beberapa tinjauan, diantaranya:

1. Tinjauan fisik, meliputi perangkat (fasilitas/sarana) yang terdiri atas Hardware, software dan brainware, dalam hal ini hardware bisa berupa networking (jaringan) atau tanpa networking (tanpa jaringan), software bisa berupa multi programming atau single programming, brainware bisa berupa multi user atau single user, baik hardware dan software dalam perkembangannya sering disebut sebagai unsur TECHNOLOGY sedangkan brainware dalam hal ini pengguna sistem dikenal sebagai unsur USER yang terbagi atas beberapa tingkatan
2. Tinjauan aktivitas, meliputi kegiatan pengolahan data hingga menjadi informasi yang diharapkan dengan unsur–unsur yang terdiri atas INPUT, MODEL, OUTPUT, DATABASE dan CONTROL
3. Tinjauan umum, keterkaitan sistem informasi yang berbasis komputer tidak lepas dari berbagai sistem yang ada diantaranya: Manual System, Combination System dan Computerize system dengan unsur – unsur yang terdirii atas Database system, Network system, Communication system, Operating system, Programming system

Secara spesifik keterkaitan aktivitas komponen sistem imformasi dapat digambarkan sebagai berikut:

Maksud dari gambar adalah :

1. Saat analis sistem menyusun tentang komponen aktivitas pada sistem informasi harus mempertimbangkan kemauan user.
2. Saat analis sistem membuat salah satu komponen sistem informasi maka sudah berpikir langsung pada komponen lainnya (bersifat integrasi) sehingga tidak bisa membuat sistem informasi parsial.